Dirbdami su įvairiomis mokyklomis pastebėjome tendenciją, kuri kenkia sklandžiam naudojimuisi svetaine. Tai netinkamas organizavimas, arba tiksliau – jokio turinio organizavimo.

Tik maža dalis svetainių adminsitratorių skirsto įrašus į „Aktualijas“ ir „Renginius“, o dauguma jų neskiria tam jokio dėmėsio. Kol įrašų nėra daug, jų skirtymas nėra būtinybė, bet jų daugėjant svarbu turėti sistemą, arba tvarką, kaip šiuos įrašus skirstote.

### Kam to reikia?

Reguliariai komunikuojanti švietimo įstaiga per mėnesį vidutiniškai paskelbia ~ 10 įrašų. Per vienerius mokslo metus tokių įrašų susikaupia apie 100. Dar po metų – 200 ir t.t. Tad galima teigti jog po trijų metų archyvas ims pelkėti, t.y. surasti konkretų įrašą taps beveik neįmanoma. O kas, jeigu ateis metas auditui arba ataskaitai apie projektinę veiklą?
Tad, kodėl gi nepasiruošus iš anksto?

### Ką siūlome daryti?

Primygtinai rekomenduojame susidaryti sistemą, arba tvarką, kokioms kategorimos priskirsite kiekvieną įrašą. O taip pat:

- Standartizuokte kategorijų pavadinimus. Juos suderinkite su bendruomene ir aprašykite.
- Visus įrašus priskirkite kategorijai. Nepalikite nė vieno „palaido“.
- Nekaupkite archyve aktualumą praradusių įrašų, ištrinkite juos.
- Kurkite tokią tvarką, kurią naudoti būtų patogu jums patiems. Laikykitės tęstinumo.

Iliustracija Cleverphant

### Kaip klasifikuoti įrašus?

Dalinamės naudinga lentele, kurioje galite rasti visas reikalingas kategorijas ir jų aprašymus. Atkreipkite dėmesį į skiltį, kurioje nurodomas įrašo aktualumas. Laikino aktualumo įrašus rekomenduojame įkelti su galiojimo data, kad po tam tikro laiko jie būtų ištrinti ir nesikauptų archyve.
Šią lentelę galite adaptuoti pagal savo mokyklos specifiką, bet iš esmės ji tinka visoms švietimo įstaigoms.

Kategorija pavadinimas | Paaiškinimas | Nuotraukos | Aktualumas
Renginiai | Čia talpiname straipsnius apie jau įvykusius renginius, galima dėti ir tik galerijas. | Būtina titulinė nuotrauka |
Pranešimas | Čia talpiname tokią laikiną informaciją kaip informaciją apie būsimus renginius, įstatymų ar tvarkos pakeitimus. |  |
Didžiuojamės | Priskiriame straipsnius ir žinutes apie pasiekimus, gautus įvertinimus, diplomus, sporto rezultatus ir t.t. Nepamirštame įdėti ne tik diplomą, bet apdovanoto asmens nuotrauką. |  |
Sveikinimas | Čia talpiname atvirukus įvairioms progoms, nepamirštame nustatyti galiojimo datos. |  | Laikino aktualumo
Konkursas | Čia skelbiame konkursų aprašymus ir nuostatas. |  | Laikino aktualumo
Svarbu! | Kategorija, kai norima atkreipti dėmesį išskirtiniu pranešimu. |  | Laikino aktualumo
Kvietimas | Naudojame, kai skelbiame informaciją apie būsimą renginį, susirinkimą ir t.t. |  | Laikino aktualumo
Aktualijos | Priskiriame įvairius kitų temų straipsnius. | Būtina titulinė nuotrauka |
Ugdymas karjerai | Kategorija skirta profesinės savišvietos informacijai sisteminti. |  |
Projektinė veikla | Priskiriame visus įrašus, kurie susiję su projektine veikla. |  |

Kiekvienai kategorijai yra sukurtos ir piktogramos. Jos naudojamos tuo atveju, kai įrašas neturi iliustracijos.

### Cleverphant ? glaustai

- Susikurkite sistemą, arba tvarką, kurios patys norėsite laikytis.
- Turinio valdymo sistemoje sukurkite jūsų įstaigai reikalingas kategorijas.
- Kiekvieną įrašą priskiriate bent vienai kategorijai.
- Džiaugiatės tvarka ir švara archyve.